De noodzaak van een duidelijk AI-Beleid voor Bedrijven

Vol inzetten op AI of niet?

In onze snel veranderende business-wereld zijn er twee soorten bedrijven als het gaat om Kunstmatige Intelligentie. Aan de ene kant zijn er organisaties die volop inzetten op AI en voor elk bedrijfsproces een geschikte AI-tool zoeken. Aan de andere kant zijn er bedrijven die AI met enige terughoudendheid en voorzichtigheid benaderen.

Voor beide typen organisaties geldt: een helder AI-beleid is cruciaal, zodat werknemers weten hoe ze AI-toepassingen op een verantwoorde manier kunnen gebruiken.

AI-gebruik door Werknemers

We zien het vaak, medewerkers die zelf experimenteren met AI-tools in hun dagelijkse werkzaamheden. Dan gaan de alarmbellen natuurlijk af! Uit onderzoek blijkt dat een derde tot de helft van de Nederlandse werknemers al AI-tools heeft gebruikt. Zo heeft 46 procent AI-oplossingen ingezet bij brainstormsessies en 43 procent bij het opstellen van e-mails. Daarnaast geeft een aanzienlijk deel van de werknemers aan van plan te zijn om in de toekomst AI-tools te gebruiken.

Grote Behoefte aan Training en Scholing

Dat brengt risico mee. Er is daarom een grote vraag naar training en scholing op het gebied van AI en andere digitale vaardigheden. Bijna de helft (42%) van de werknemers geeft aan de technische vaardigheden te missen om goed met AI te kunnen werken, en 53 procent heeft behoefte aan training op het gebied van digitale vaardigheden, inclusief AI-skills. Dit onderstreept het belang van een gedegen AI-beleid dat ook aandacht besteedt aan educatie en training.

Geen AI beleid? Geen AI!!!

Essentiële Elementen van een AI-Beleid

Het opstellen van een gedegen AI-beleid is een taak voor het management met hulp van bijvoorbeeld de specialisten van AI Personeelstraining. Maar wat moet zo'n beleid precies omvatten? De volgende vier elementen mogen in elk geval niet ontbreken:

1. Gebruikerservaring en AI Roadmap
   Het is cruciaal dat de gekozen AI-tools aansluiten bij de verwachtingen van werknemers. Maak een AI Roadmap: wat wil je bereiken met AI? Zo voorkom je dat werknemers zelf op zoek gaan naar alternatieve tools, wat zeker zal leiden tot beveiligingsrisico's. Inventariseer met welke tools werknemers al ervaring hebben en tevreden zijn. Stel ook een lijst van voorwaarden op waaraan AI-tools volgens werknemers moeten voldoen. Dit voorkomt dat gekozen AI-oplossingen ongebruikt blijven en er ongewenste tools worden ingezet.
2. Compliance Voldoen aan wettelijke regelgeving is een standaard onderdeel van de bedrijfsvoering. Zorg ervoor dat de AI-tools die je gebruikt, ook aan deze wettelijke bepalingen voldoen. Als een tool bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerkt, moet je er zeker van zijn dat deze gegevens veilig zijn en niet onrechtmatig worden opgeslagen. AI-oplossingen die niet transparant zijn over waar data wordt opgeslagen en wie er toegang toe heeft, zouden niet in overweging moeten worden genomen. Wij kunnen hier hulp bij bieden.
3. Data Wees je bewust van wat een AI-oplossing met ingevoerde data doet. Een bekend voorbeeld is dat van Samsung-medewerkers die bedrijfsgevoelige informatie invoerden in ChatGPT, waardoor deze gegevens voor derden inzichtelijk werden. Dit leidde tot een verbod op het gebruik van ChatGPT door Samsung-werknemers. Een gedegen AI-beleid kan zulke datalekken voorkomen. Geef de spelregels aan voor de gebruikers!
4. Educatie Uit onderzoek blijkt dat bijscholing en training essentieel zijn voor het gebruik van AI-tools. Veel Nederlandse werknemers zijn van plan AI-tools te gaan gebruiken, maar vragen ook om scholing en training. Van de werknemers verwacht 61 procent dat werkgevers verantwoordelijkheid nemen voor de ontwikkeling van de digitale vaardigheden van hun medewerkers. Een derde van de respondenten weet niet waar ze moeten beginnen met het ontwikkelen van hun digitale vaardigheden. Hier ligt een belangrijke rol voor de werkgever, en het is de taak van de board om educatie te integreren in het organisatiebrede AI-beleid.

Eenvoud is Belangrijk

Tot slot een advies: houd het simpel. Pick the low hanging fruit. Voorkom een wildgroei aan AI-tools op de werkvloer door te kiezen voor een centraal platform waarop verschillende databronnen verzameld en met elkaar verbonden worden. Zo voorkom je dat gegevens binnen de organisatie gaan zwerven. Begin de implementatie van AI klein. Automatiseer bijvoorbeeld een simpele handeling en bouw daar op verder.

Het opstellen van een duidelijk en praktisch AI-beleid helpt organisaties niet alleen om efficiënter en veiliger te werken, maar zorgt er ook voor dat werknemers goed voorbereid zijn op de toekomst met AI.

AI beleid is essentieel

AI-beleid binnen bedrijven is essentieel om verschillende redenen. Allereerst stelt het beleid bedrijven in staat om de kansen van AI te benutten, zoals het beter voorspellen van klantvragen en -behoeften, het verbeteren van productieprocessen, het doeltreffender maken van marketing en het personaliseren van benaderingen.

Daarnaast helpt AI-beleid bedrijven om zich voor te bereiden op de impact van AI-regulering, zoals de AI-act van de EU, en om een balans te vinden tussen innovatie en verantwoord gebruik van AI. Maar vooral zal een ethisch AI-beleid bedrijven helpen om risico's te verminderen, zoals juridische aansprakelijkheid en reputatieschade, en om vertrouwen op te bouwen bij klanten door het ethische en verantwoorde gebruik van AI. 

Een ethisch AI-beleid helpt bedrijven om risico's te verminderen, zoals juridische aansprakelijkheid en reputatieschade

Maar veel instellingen en bedrijven worstelen dus (zo merken wij) met de vragen:

A. Staan we het gebruik van AI toe? en B. Zo ja, op welke manier dan?

Graag lichten we toe hoe onmisbaar AI beleid is. We willen graag de kern en het belang van een effectief AI-beleid uitlichten, met een bijzondere nadruk op de context van overheidsinstellingen en commerciële ondernemingen.

We kunnen het belang van AI beleid niet genoeg benadrukken, vooral in het licht van de EU AI Act, de nieuwe wetgeving. We zullen specifieke facetten benadrukken die zowel overheidsorganen als bedrijfsentiteiten moeten inzien. Dat is belangrijk bij het opstellen en uitvoeren van hun AI-beleid.

Ons doel is om een dieper inzicht te verschaffen in de cruciale rol van AI-beleid speelt in het vormgeven van een verantwoorde en ethische toekomst voor kunstmatige intelligentie op de werkplek. Ethiek in AI is namelijk veel meer dan "normen en waarden". We streven ernaar een brug te slaan tussen academische inzichten en commerciële perspectieven met betrekking tot "hoe maak je AI beleid?", om zo bij te dragen aan de ontwikkeling van best practices die zowel ethisch verantwoord als bedrijfsmatig rendabel zijn.

"Some people call this artificial intelligence, but the reality is this technology will enhance us. So instead of artificial intelligence, I think we’ll augment our intelligence."
— Ginni Rometty CEO van IBM -

Stappenplan voor een gedegen AI Beleid

Start met het opstellen van een juridisch correct en effectief AI-beleid. Binnen een specifiek bedrijf is dat een een gelaagd proces dat een samensmelting vereist van juridische expertise en technologische kennis. Maar vooral Common Sense! Iedere organisatie is uniek, maar hier zijn de generieke stappen die gevolgd kunnen worden om een dergelijk AI beleid te vormen:

1. Verzamelen van Expertise:
Breng een multidisciplinair team samen van juridische adviseurs, technicie, ethici, interne beleidsmakers en medewerkers om een brede en diepgaande kennisbasis te waarborgen omtrent AI en de relevante regelgeving. Indien niet alle specifieke kennis binnen de organisatie aanwezig is, aarzel dan niet met onze consultants contact op te nemen voor een vrijblijvend advies. Met andere woorden; gebruik zoveel mogelijk kennis om duidelijke en logische vervolgstappen te nemen.

2. Engagement van stakeholders:
Betrek belangrijke stakeholders binnen de organisatie om een duidelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen en zorgen omtrent AI.

3. Juridische Analyse en Compliance Check:
Voer een grondige analyse uit (of laat AI Personeelstraining dat doen) van de wet- en regelgeving omtrent AI en identificeer welke internationale normen en best practices relevant zijn voor uw bedrijf of instelling.

4. Risico- en Impactbeoordeling:
Evalueer de mogelijke risico's en impact van AI-toepassingen op privacy, veiligheid, ethiek en discriminatie, en hoe deze aspecten zich verhouden tot de bedrijfsvoering.

5. Definiëren van doelstellingen en principes:
Stel de doelstellingen en principes vast die het AI-beleid zullen sturen, zoals transparantie, verantwoordelijkheid, non-discriminatie en bevordering van innovatie.

6. Formulering van Beleid:
Formuleer het AI-beleid door duidelijke richtlijnen en normen te creëren die zorgen voor juridische naleving, ethische integriteit en technologische vooruitgang. Volg daarbij de richtlijnen van de EU AI Act. Wij kunnen u daarbij ondersteunen.

7. Ontwikkelen van een Implementatieplan:
Ontwikkel een gedetailleerd plan voor de implementatie van het AI-beleid dat alle systemen categoriseert, en de processen en verantwoordelijkheden uiteenzet voor het invoeren en handhaven van het beleid.

8. Training en Bewustwording:
Volg trainingsprogramma's en bewustwordingscampagnes om de medewerkers te informeren over het AI-beleid en de implicaties ervan.

9. Monitoring en Evaluatie:
Stel mechanismen in voor voortdurende monitoring en evaluatie van het AI-beleid om de effectiviteit ervan te meten en identificeer gebieden voor verbetering.

10. Beleidsaanpassing en Evolutie:
Herzie en pas het AI-beleid regelmatig aan om te voldoen aan veranderende juridische, technologische en operationele omstandigheden.

11. Samenwerking en Netwerking:
Bevorder samenwerking met externe organisaties, regelgevende instanties en industrieplatforms om te leren van de ervaringen en best practices van anderen.

Met deze stappen, kan een bedrijf een robuust en flexibel AI-beleid opstellen dat niet alleen voldoet aan de juridische vereisten maar ook innovatie en het verantwoord gebruik van AI binnen de organisatie bevordert.

Praktische Implementatie en Interne Communicatie
Een AI beleid opstellen houdt ook in: praktische adviezen en leidraden voor ondernemingen over hoe zij hun AI-beleid effectief kunnen implementeren en communiceren binnen hun organisatie. Dit is ook: het betrekken van alle belanghebbenden en het waarborgen van consistentie in de uitvoering.

Successen en Lessen uit de Praktijk
Wanneer we bedrijven bijstaan kijken we altijd naar de praktijk. Belangrijk is om voorbeelden te bekijken van ondernemingen die met (of juist zonder!) succes AI-beleid hebben geïmplementeerd. Omdat AI nog redelijk nieuw is, zijn we met de hele maatschappij in een leercurve verzeild geraakt waarvan niemand weet hoe stijl hij zal zijn. Daarom is er focus op concrete resultaten van anderen. Dit zijn waardevolle lessen die bedrijven kunnen meenemen in hun eigen streven naar een effectief AI-beleid. Onze real-world cases illustreren niet alleen de potentie van een doordacht AI-beleid, maar bieden ook een rijke bron van inzicht voor organisaties die streven naar een harmonieuze symbiose tussen AI-technologie en bedrijfsstrategieën, in het licht van “hoe maak je AI beleid?”.

Ethisch AI-beleid kan niet genoeg worden benadrukt

De blijvende relevantie van verantwoordelijk en Ethisch AI-beleid kan niet genoeg worden benadrukt. Het vormgeven van een hoopvolle toekomst met Artificial Intelligence vereist een beleid dat de ethische principes van transparantie, verantwoordelijkheid en inclusiviteit belichaamt. Bovendien onderstreept het ons belang. Vooruitdenken en wereldwijde samenwerking in het ontwikkelen van gemeenschappelijke normen en best practices om de veelbelovende potentie van AI te realiseren zijn key om de risico's te minimaliseren.

In de kern, benadrukt het vraagstuk van "hoe maak je AI beleid?" het cruciale belang van een proactieve, doordachte benadering die zowel de technologische als de menselijke aspecten van AI-integratie omarmt. Door gezamenlijk te navigeren door het dynamische en complexe AI-landschap, kunnen we een toekomst creëren waarin Kunstmatige Intelligentie dient als basis voor duurzame groei op een wereldwijde schaal.

Slotoverwegingen

We hebben al geconcludeerd dat AI-beleid een cruciale rol speelt wanneer u AI gaat gebruiken of al gebruikt. Zowel overheden als bedrijven worden uitgedaagd om beleid te articuleren dat ethisch verantwoord maar ook compliant is, terwijl het tegelijkertijd innovatie stimuleert en veiligheid waarborgt.

Belangrijk is om inzichten te verwerven uit wereldwijde best practices en proberen te begrijpen hoe diverse landen en bedrijven AI-beleid succesvol hebben geïmplementeerd.

Onze expertise

Onze ervaring en de nieuwe wetgeving rondom AI benadrukken de onmisbaarheid van een robuust AI-beleid. Niet alleen als technologische vereiste maar ook als een strategisch concurrentievoordeel. De richtlijnen en best practices die hier zijn uiteengezet, bieden organisaties een gefundeerd kader voor de verantwoorde implementatie van AI. We adviseren u altijd om bij het opstellen de hulp in te schakelen van experts, zoals de Consultants van AI Personeelstraining. Dat bespaart u tijd en geld, omdat wij met onze ruime ervaring u op weg kunnen helpen met alle ins en outs van een robuust beleid, dat aangepast zal worden aan uw specifieke bedrijfsomgeving.

En hoe verder met AI?

AI Beleid maken is echt een must om risico's en enorme schade te voorkomen. Het is ook best even een inspanning, maar het loont! Het minimaliseert risico's enortm en laat uw bedrijf of instelling optimaal profiteren van alle mogelijkheden die AI biedt.

Samen met AI personeelstraining kunt u aan een duurzame toekomst voor uw organisatie bouwen waarin Kunstmatige Intelligentie optimaal en op een verantwoorde manier wordt gebruikt.

Veelgestelde vragen over het maken van AI beleid

Wat zijn de kernprincipes voor het opstellen van een AI-beleid?
Bij het opstellen van een AI-beleid zijn er verschillende kernprincipes die in overweging moeten worden genomen, waaronder ethische overwegingen, transparantie, verantwoording, privacybescherming, en het bevorderen van innovatie. Het is cruciaal om een multidisciplinair team te hebben met experts uit de juridische, technologische en ethische domeinen om een omvattend en doordacht AI-beleid te creëren.

Waarom is AI beleid maken zo belangrijk?
AI is niet zomaar een tool, het heeft verregaande operationele, ethische en juridische implicaties. U wilt de voordelen van AI benutten en de risico's minimaliseren. Daarom, maar ook in het kader van de EU AI Act, is een gedegen AI Beleid cruciaal.

Hoe betrek je stakeholders bij het opstellen van een AI-beleid?
Het betrekken van stakeholders is een essentiële stap in het opstellen van een AI-beleid. Dit kan worden bereikt door consultatierondes, workshops en feedbacksessies te organiseren. Het is belangrijk om een breed scala aan perspectieven te verzamelen van interne teams, klanten, de bredere gemeenschap, en andere belanghebbenden die mogelijk worden beïnvloed door AI-implementaties.

Hoe houd je het AI-beleid up-to-date met de snel evoluerende AI-technologie?
Om een AI-beleid up-to-date te houden met de snel evoluerende technologie, is het belangrijk om een iteratief beleidsraamwerk te creëren dat regelmatige evaluaties en aanpassingen mogelijk maakt. Daarnaast is het nuttig om een monitoringssysteem te hebben dat de laatste ontwikkelingen in AI-technologie en relevante wet- en regelgeving bijhoudt.

Wat zijn de voordelen van internationale samenwerking bij het opstellen van AI-beleid?
Internationale samenwerking kan helpen bij het harmoniseren van normen en best practices, het bevorderen van interoperabiliteit van systemen, en het waarborgen van de bescherming van mensenrechten op een internationaal platform. Bovendien kunnen gezamenlijke inspanningen tussen landen en bedrijven bijdragen aan het creëren van een global level playing field en het bevorderen van een verantwoorde en ethische inzet van AI op wereldwijde schaal.